구글 드라이브 효율적으로 사용하는 방법 배우기

구글 드라이브 파일 관리 활용 팁 배워보자.

일을 하면서 자료를 만들고 저장하는 것은 쉬운 일이 아니다. 구글 드라이브를 사용하기 전에는 외장하드나 컴퓨터에 있던 자료를 외장하드나 usb에 자료를 옮겨서 들고 다니기도 했지만, 파일 클라우드 서비스나 대용량 파일 전송으로 대체하여 사용한다. 온라인 서비스인 웹을 기반으로 실시간 저장되어 협업을 통해 만들어진 자료를 보관하고 공유하는 아주 좋은 도구인 구글 드라이브 파일 관리에 대해 배워보자.

1. 구글 드라이브 설정 시작하기

크롬에서 구글 드라이브에 접속하면 내 드라이브를 사용할 수 있다. 내 드라이브는 구글 서비스로 만든 자료가 업로드되는 핵심 영역으로, 폴더와 파일을 백업하고 클라우드로 활용할 수 있는 장소이다. 화면 왼쪽의 세로는 기본 메뉴로 구성되어 있고, 상단에 검색과 설정 부분을 제외한 넓은 중앙 영역에는 콘텐츠가 있다. 다른 사용자와 공동 작업을 하거나, 공유하는 파일과 폴더를 모아서 보는 공유 문서함, 가장 마지막에 열었던 최근 문서함, 중요 문서함으로 클릭한 것은 중요 문서함에 보관되고, 삭제한 파일과 폴더는 30일 이내이면 휴지통에서 확인하고 복원이 가능하다.

 

 

 

 

2. 구글 드라이브 활용 팁

공동 작업시 보안이 필요한 문서를 지정한 사람에게만 공유해야 되는 경우, 다른 사람에게 전달되지 않도록 하기 위한 방법이 있다. 보안 문서를 특정인에게만 공유할 수 있는 방법은 특정인을 지정하여 '제한됨'을 설정하고, 공유 설정 아이콘을 클릭한 다음, '편집자가 권한을 변경하고 공유할 수 있습니다'의 체크를 해제하면 재공유를 막을 수 있다.

 

강의나 스터디를 진행할 때, 수강생에게 자료를 열람하거나 과제 전달시에 자료, 일정, 파일을 공유해야 하는 경우, 공유 드라이브로 폴더를 생성하여 활용한다. 구글 지메일 계정이 없어도 공유 폴더를 생성하고 외부 사용자를 지정하는 방식이다. 공유한 폴더와 자료의 소유권은 폴더를 생성하고 만든 사람에게 있다.

3. 구글 드라이브 파일 업로드하는 방법

 

 

 

 

 

PC와 노트북에 저장되어 있는 자료는 폴더 형태로 업로드하면, 폴더 안에 있는 파일도 모두 업로드된다. PC화면의 빈 공간에서 마우스 오른쪽 버튼을 눌러서, 새로운 폴더를 만드는 방법, PC에 있는 파일이나 폴더를 선택하여 드래그해서 업로드하는 방법, 구글 협업 도구인 구글 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션, 구글 독스에 있는 새 파일을 만들어 업로드할 항목을 구글 드라이브 화면으로 끌어다 놓으면 된다. 구글 서비스로 만든 파일은 다운로드하지 않아도 웹에서 편집이 가능하다.

4. 구글 드라이브 협업하기

구글 드라이브는 파일 크라우드 서비스로 온라인에서 저장, 업로드, 다운로드 할 때마다 바이러스 검사를 하고 보안이 철저하기 때문에 안전하게 사용할 수 있다. 타 회사의 프로그램도 구글 드라이브에 업로드하여 구글 서비스로 편집이 가능하다. 업로드한 파일은 미리 보기를 선택하면 내용을 볼 수 있고, 댓글로 의견을 주고받을 수 있다. 문서를 수정해야 하는 경우 구글 협업 도구로 호환되는 앱으로 열린다. PDF 파일도 구글 드라이브에서 구글 문서로 수정할 수 있지만, 이미지는 제외된다.