Google스프레드시트 기본기능 알아보자.

Google스프레드시트 기본 기능, 사용, 단점 살펴본다.

Google스프레드시트는 자료를 분석하고 계산을 하는 기능이 있고, 표와 서식이 필요한 문서 작성에 유용하다. Google스프레드시트는 온라인으로 실시간 업데이트와 협업이 가능하다. 엑셀을 사용할 수 있으면 사용법도 비슷하고 활용하기에 편리하지만, 엑셀에 비해서는 기능이 제한적이다. Google스프레드시트는 팀원들 간에 공동 작업을 할 때 일정을 공유할 수 있기 때문에 보고와 회의 시간을 줄이고 업무에 집중할 수 있도록 시간을 절약해주는 편리한 도구이다. Google스프레드시트 기본 기능을 알려주겠다.

1. Google스프레드시트 기본 기능

회사 업무에서 엑셀은 데이터를 입력하고 분석하여 자료를 분류하고 통계를 내고, 피벗테이블을 이용하여 보고서도 만들어야 하기 때문에 반드시 필요한 프로그램이다. 엑셀은 프로그램 설치, 저장, 버전 관리까지 신경 써야 하지만, Google스프레드시트는 웹 프로그램이기 때문에 설치를 별도로 할 필요도 없고 클라우드에서 시트를 생성하여 편집하고 권한을 설정하여 협업을 진행하고 저장 공간도 필요 없다. 엑셀에서 사용하는 표시 형식, 필터, 피벗테이블, 함수를 지원하고 구글스프레드시트에서 사용할 수 있는 함수도 지원한다.

2. Google스프레드시트 체크박스 사용

Google스프레드시트는 출석, 실행, 제품 보유에 관한 여부를 확인할 수 있는 체크 박스 기능이 있다. 체크 박스 기능을 적용하는 방법은 셀을 선택하고, 상단의 삽입 메뉴에서 체크 박스를 사용하기에서 네모 상자를 클릭하여 활성화시키면 사용할 수 있다. 학교에서 학생의 출석 관리에 사용하기 위해서는 선생님은 수정 권한을 사용하고, 학생은 보기 권한으로 실시간 출석 관리가 가능하다. 회사 거래처 관리 시에 재고의 유무, 방문 현황을 주기별로 업데이트하여 관리하고, 자산 관리와 팀원들 간의 할 일 관리와 업무 진행에 대한 관리를 확인하는데 유용하다.

3. Google스프레드시트 함수

뉴스 기사와 정보를 웹 서핑으로 검색하고 정보를 정리하고 보고해야 할 때는 Google스프레드시트에서 제공하는 함수 식 IMPORTHTML 기능을 이용하여 실행하면 데이터를 자동으로 가져와서 확인할 수 있다. 함수 식에 가져올 데이터 종류를 table 또는 list로 지정해서 입력하고, 숫자로 표 또는 목록의 순서를 정한다. 입력한 함수값으로 가져온 자료를 확인할 수 있고, 파일을 열거나 함수를 다시 입력하면 데이터는 새로 고침 되므로 함수를 반복해서 넣을 필요도 없어 편리하다.

 

마케팅에 관련된 정보를 수집해야 하는 업무는 Google스프레드시트 함수 IMPORTFEED를 이용하여 크롤링 작업을 자동화로 구현할 수 있다. 구글알리미 서비스에서 RSS 피드를 변경하여 알림만들기에서 MPORTFEED 함수 식을 입력한다. URL 주소, 가져올 데이터 종류, 제목 줄 삽입, 가져올 개수를 입력한다. 크롤링하여 수집된 정보나 뉴스는 PDF, 엑셀 파일로 저장할 수 있고, 시트를 만들어 키워드를 등록하면 매일 수집되는 뉴스를 확인하고 받아볼 수 있다.

4. Google스프레드시트 단점

Google스프레드시트에서 지원하는 셀의 개수는 500만 개로, 최대 171억 7,900만 개의 셀을 지원해주는 엑셀과 비교하면 데이터를 대량으로 처리해야 하는 업무는 불가능하다고 할 수 있다. 구글스프레드시트는 웹에서 지원하는 서비스이기 때문에 복잡한 수식과 함수를 많이 사용하면 데이터를 처리하는데 시간이 많이 걸린다는 단점이 있다. 대량의 데이터를 처리하고 복잡한 수식과 함수가 필요한 경우에는 엑셀을 사용해야 한다.